Viitasaaren Tennis ry – jäsenhakemuksen tietosuojaseloste
Seloste päivitetty: 3.11.2026
1. Rekisterinpitäjä
Viitasaaren Tennis ry
Lähdetie 3, 44500 Viitasaari
www.viits.fi
viitasaarentennisry@gmail.com
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Esa Kainulainen, jäsenrekisterin käytännön yhteyshenkilö ja ylläpitäjä. Yhteydenotot yhdistyksen sähköpostiin.
3. Käsittelyn tarkoitus
Tietoja käsitellään jäsenhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, jäsenyyttä koskevasta päätöksestä viestimiseen sekä jäsenyyden ja yhdistyksen toiminnan hallinnointiin.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Lomakkeella voidaan kerätä nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, haettava jäsenlaji sekä vapaaehtoisesti ilmoitettu syntymäaika, huoltajan nimi ja yhteystieto sekä lisätiedot. Syntymäaika ja huoltajan tiedot ilmoitetaan vain tarpeen mukaan.
5. Käsittelyn oikeusperuste
Hakemuksen käsittelyssä oikeusperusteena on ennen jäsenyyttä tehtävien toimenpiteiden toteuttaminen hakijan pyynnöstä (GDPR 6 artikla 1 kohdan b alakohta). Hyväksytyn jäsenyyden hallinnoinnissa käsittely voi perustua lakisääteiseen velvoitteeseen (6 artikla 1 kohdan c alakohta) ja yhdistyksen oikeutettuun etuun (6 artikla 1 kohdan f alakohta). Lomakkeen tietosuojamerkintä kuittaa selosteeseen tutustumisen; se ei ole käsittelyn oikeusperusteena käytettävä suostumus.
6. Tietojen lähteet
Tiedot saadaan jäsenhakijalta tai alaikäisen hakijan osalta huoltajalta.
7. Vastaanottajat ja käsittelijät
Hakemukset toimitetaan yhdistyksen sähköpostiin. Verkkosivuston palveluntarjoaja Arkku.net voi käsitellä tietoja teknisesti lomakkeen ja sähköpostin välityksessä. Sähköpostipalvelun tarjoaja voi käsitellä viestejä palvelun ylläpidon yhteydessä. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointiin.
Yhdistyksen tulee varmistaa palveluntarjoajien tietojenkäsittelyehdot ja mahdolliset henkilötietojen siirrot ETA-alueen ulkopuolelle sekä täydentää kuvausta tarvittaessa.
8. Säilytysaika
Hyväksytyn jäsenen tietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja sen päättymisen jälkeen vain niin kauan kuin säilyttämiselle on perusteltu toimintaan tai lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvä tarve. Hylätyt tai peruutetut hakemukset poistetaan lähtökohtaisesti kuuden kuukauden kuluessa käsittelyn päättymisestä, ellei säilyttämiseen ole perusteltua syytä.
9. Tietojen suojaaminen
Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä yhdistyksen tehtävien hoitamiseen. Sähköpostitili ja verkkopalvelu tulee suojata vahvoilla salasanoilla. Hakemuksia ei tule säilyttää tarpeettomasti eikä välittää sivullisille.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus pyytää pääsyä tietoihinsa, tietojen oikaisemista tai poistamista, käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä. Oikeudet arvioidaan tapauskohtaisesti.
Pyynnöt: viitasaarentennisry@gmail.com. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.
11. Evästeet ja tekniset tiedot
Lomake ei itsessään käytä markkinointievästeitä. Palveluntarjoaja voi käsitellä teknisen toiminnan kannalta tarpeellisia lokitietoja oman tietosuojakuvauksensa mukaisesti.
12. Selosteen muuttaminen
Yhdistys voi päivittää selostetta toimintansa tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivustolla.